§ 1 Formål
Specialgruppen KaJ omfatter Dansk Journalistforbunds elevmedlemmer, der studerer ved Danmarks Medie- og Journalisthøjskole.
KaJ har til formål at varetage de studerendes interesser i samarbejde og i overensstemmelse med Dansk Journalistforbunds til enhver tid gældende vedtægter og forretningsorden.
Det er bestyrelsens opgave at overvåge overholdelsen af specialgruppens love, og at tage initiativ til faglig/social mødevirksomhed i kredsen. Bestyrelsen skal desuden holde øje med, at Uddannelsesaftalen med arbejdsgiverne overholdes.
§ 2 Generalforsamling
Generalforsamlingen er KaJs øverste myndighed. Der afholdes to årlige generalforsamlinger cirka en måned efter semesterstart i hhv. februar og september. Officiel indkaldelse til generalforsamlingen sker med kundgørelse i Dansk Journalistforbunds medlemsblad, JOURNALISTEN, og KaJ’s medlemmer tilsendes indkaldelse og skriftlige beretninger elektronisk cirka tre uger før.
Dagsordenen for generalforsamlingen skal indeholde følgende:
1. Valg af dirigent og referent og stemmetællere.
2. Formandens halvårlige beretning samt ved forårsgeneralforsamlingen den skriftlige årsberetning.
3. Til forårsgeneralforsamlingen fremlæggelse af KaJ’s reviderede regnskab til godkendelse samt fastsættelse af specialgruppekontingentet.
5. Til forårsgeneralforsamlingen fremlæggelse af KaJ’s budget til godkendelse.
6. Behandling af indkomne forslag fra bestyrelse og medlemmer.
7. Evt. Valg af formand, næstformand, kasserer, bestyrelse, eventuelt delegerede til Dansk Journalistforbunds delegeretmøde samt revisor
8. Eventuelt
På den generalforsamling, som ligger forud for delegeretmødet eller fagligt forum i Dansk Journalistforbund skal dagsordenen endvidere indeholde valg af delegerede hertil. Pågældende generalforsamling skal derfor afholdes så udvælgelse af delegerede kan ske i tide.
Forslag fra medlemmerne, som ønskes behandlet på generalforsamlingen afleveres skriftligt til bestyrelsen senest en uge før og offentliggøres på KaJs hjemmeside senest 5 dage før generalforsamlingen.
Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 1/6 af KaJs medlemmer fremsætter et skriftligt ønske herom til formanden. Samtidig med indkaldelsen informeres Dansk Journalistforbunds hovedbestyrelse.
§ 3 Bestyrelsen
Bestyrelsen er kredsens øverste myndighed mellem generalforsamlingerne. Bestyrelsen afholder mindst 6 møder på et år. Derudover kan formanden indkalde til møde, når han eller mindst fire medlemmer ønsker det. Dagsorden udsendes senest to dage før mødet. Mindst fire bestyrelsesmedlemmer skal være til stede, før et bestyrelsesmøde er beslutningsdygtigt. Øvrige bestyrelsesmedlemmer kan høres per mail til formanden i forvejen.
Valg
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingerne. Valgperioden er et år undtaget for suppleanter, som vælges for et halvt år.
På forårsgeneralforsamlingen vælges:
- En formand
- En næstformand
- En kasserer
- Fire menige medlemmer
- Op til fem suppleanter (for et halvt år)
På efterårsgeneralforsamlingen vælges:
- Fire menige medlemmer
- Op til fem suppleanter
Cirka halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være studerende i praktik og cirka halvdelen studerende på skolen.
Bestyrelsen udsender senest 30 dage efter generalforsamlingen en forretningsorden til medlemmerne.
Afslutter et bestyrelsesmedlem uddannelsen i sin valgperiode, træder medlemmet ud og en suppleant indtræder.
Udtræder et bestyrelsesmedlem i utide, konstituerer bestyrelsen selv tillidsposter. Vedkommendes mandat sættes til valg ved førstkommende generalforsamling. Den nyvalgte overtager den udtrådtes valgperiode og kan således være på valg igen allerede efter seks måneder.
Konstituering
Bestyrelsen vælger observatører til Dansk Journalistforbunds hovedbestyrelse, udvalg og lignende. Bestyrelsen vælger kandidater og observatører til nævn, udvalg og bestyrelse på DJH.
Ansvar
Bestyrelsens hovedopgaver er, at
- formulere politiske og organisatoriske målsætninger
- samarbejde med andre studenterorganisationer
- samarbejde med Dansk Journalistforbund
- samarbejde med andre organisationer og institutioner
- arbejde for praktikpladser til studerende på Danmarks Journalisthøjskole
- forhandle Uddannelsesaftalen ved repræsentanter i praktik- og uddannelsesudvalg
- bevilge økonomisk støtte til medlemmer
§ 4 Bestyrelsens forretningsorden
Dagsorden for bestyrelsesmøder skal som minimum indeholde følgende punkter:
Formalia:
- Valg af dirigent og referent
- Tilføjelser til dagsorden
- Godkendelse af referat fra sidste møde
- Praktiske meddelelser, logistik for mødet mv.
Meddelelser fra:
- Uddannelsesudvalget og beskæftigelsesudvalget (B&U)
- Praktikudvalget
- DJ’s Hovedbestyrelse
- DJH’s bestyrelse
- Samarbejde med JR og KaJO
- Formanden
Eventuelt
- hvorunder der ikke kan træffes beslutninger
Mødeevaluering
- tages ikke til referat
Arbejdet i bestyrelsen
Medlemmer af KaJs bestyrelse forpligter sig til at tage del i arbejdet i organisationen. Det gælder først og fremmest i de ad hoc grupper og udvalg omtalt nedenfor. Desuden i forhold til at markere organisationens holdninger til den journalistiske uddannelse på DJH og på praktikstederne samt over for KaJs medlemmer og samarbejdspartnere.
KaJs bestyrelse nedsætter løbende ad hoc grupper/udvalg, som af bestyrelsen får defineret sine opgaver og mål. Bestyrelsen fastsætter desuden størrelsen og det tidsmæssige perspektiv for gruppen/udvalget.
Ad hoc grupper og udvalg handler på et af bestyrelsen fastsat mandat, og refererer løbende til bestyrelsen og forretningsudvalget om arbejdet i gruppen/udvalget.
Medlemmer af KaJs bestyrelse skal bakke op om - og bør deltage aktivt i Kredsen af Journaliststuderendes aktiviteter.
Forretningsudvalg
Ved konstituering af bestyrelsen konstitueres også Forretningsudvalget bestående af KaJs formand, næstformand, kasserer samt to bestyrelsesmedlemmer.
Forretningsudvalget er øverste myndighed i mellem bestyrelsesmøderne og kan indkaldes med kort varsel til behandling af spørgsmål, der ikke kan vente med behandling til næste bestyrelsesmøde - dog skal mindst tre af udvalgets medlemmer være til stede. Alle forretninger, som udvalget træffer, skal godkendes af bestyrelsen ved førstkommende møde, dog undtaget forretninger for mindre end 10.000 kr. Sådanne samt øvrige beslutninger skal forelægges bestyrelsen ved førstkommende møde.
Formanden afgør om en sag er så vigtig, at Forretningsudvalget skal indkaldes til møde. Alternativt kan udvalget træde sammen via et telefonmøde eller lignende.
Andre bestemmelser
Kun formanden eller den/de, som bestyrelsen eller formanden har givet fuldmagt hertil, kan udtale sig på vegne af KaJ over for pressen, samarbejdspartnere mv.
De på generalforsamlingen valgte suppleanter til KaJs bestyrelse inviteres altid til at komme til bestyrelsens møder som observatører, dog med taleret. Hvis et bestyrelsesmedlem er forhindret i at komme, indsuppleres der løbende, således at den af generalforsamlingen ”højestprioriterede” tilstedeværende suppleant indtræder som fuldgyldigt bestyrelsesmedlem for dette møde.
Eksterne studenterrepræsentanter i udvalg og lignende (herunder skolens bestyrelse) kan og bør med jævne mellemrum inviteres til de bestyrelsesmøder, hvor det er relevant, ligesom bestyrelsen til enhver tid kan vælge at invitere eksterne gæster, når det findes relevant (eksempelvis repræsentanter fra DJ, KAJO, JR og DJH’s bestyrelse).
§ 5 Økonomi
KaJ’s regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december. KaJ’s revisor udarbejder den årlige revisionsrapport forud for forårsgeneralforsamlingen. En halvårlig revisionsrapport udarbejdes til godkendelse i bestyrelsen. Alle udgiftsbilag over 1.000 kr. skal have en påtegning fra kassereren og et medlem af forretningsudvalget, før de kan bogføres. I tilfælde af opløsning overgår KaJs midler til Dansk Journalistforbund, som deponerer pengene til udbetaling, når og hvis en ny studenterorganisation opstår.
Der fortages løbende bogføring. Der tages sikkerhedskopi af bogføring. Sikkerhedskopi opbevares et andet sted end bogføringen. Computer, regnskabsmateriale og bilag opbevares til alle tider forsvarligt. Sikkerhedskopi og originalmateriale må ikke opbevares sammen. Formanden modtager med passende mellemrum eller mod forespørgsel elektronisk oversigt over bogføringen.
§ 6 Vedtægtsændringer
Disse vedtægter skal altid være i overensstemmelse med de gældende vedtægter for Dansk Journalistforbund. Ændringer kan kun foretages med generalforsamlingens godkendelse og skal vedtages med 2/3 flertal af afgivne stemmer.
Oktober 2008 Håkon Stolberg, Formand